Son las anotaciones, cálculos y estados numéricos que se llevan en una organización para registrar y controlar los valores patrimoniales de la organización. Sirve para:
Proporcionar una imagen numérica de lo que sucede en la vida y en la actividad organizacional.
Registrar y controlar las transacciones de la organización con exactitud y rapidez.
Fuente variada, actualizada y confiable de información para la toma de decisiones.
Proteger los activos de la organización mediante mecanismos que evidencien en forma automática y oportuna la malversación de fondos o sustracción de activos.
Explicar y justificar la gestión de los recursos.
Preparar estados financieros.
La contabilidad es interdependiente y está interrelacionada con toda la organización.
Existe una estrecha relación entre:
La operación de la organización
La contabilidad
toma de decisiones.
La actividad de la organización origina las operaciones administrativas.
Las operaciones tienen un reflejo documental.
Los documentos son la base de las inscripciones contables.
La contabilidad ofrece resúmenes de la situación actual y periódica.
El análisis de los datos contables orienta las decisiones de la gerencia.
Las decisiones de la gerencia determinan la actividad de la organización.
El manual de procedimientos contables, determina cómo, cuándo y por qué, aplicar determinada cuenta contable en una transacción de la organización. Este manual es una descripción detallada de la naturaleza de cada cuenta existente en la nomenclatura de cuentas.
El libro de Inventarios se utiliza en la apertura o cierre del ejercicio fiscal. Sirve para determinar el balance entre derechos y obligaciones de la organización. El resumen de este libro, origina la partida de la contabilidad en el libro de diario.
El libro de Diario
El libro de Diario tiene por objeto registrar y reflejar cronológicamente los hechos contables. Es decir, según las fechas en que se producen las diferentes operaciones de la organización.
Los valores de las cuentas que tuvieron movimiento durante el período, se trasladan de este libro al libro mayor.
Libro Mayor
El libro Mayor tiene como función básica, recopilar sistemáticamente las operaciones inscritas en el libro de diario.
Es decir, que sirve para llevar control de cada cuenta contable del balance, a efecto de terminar, en cualquier fecha, los saldos de cada una de éstas.
Libro Balance
Contablemente se denomina balance a cualquier estado numérico, derivado de operaciones contables, que permite comprobar la exactitud de las mismas.
El objetivo es el de verificar si existe equilibrio entre las cuentas deudoras y las cuentas acreedoras, obteniendo así, un balance de comprobación. La determinación de los montos por cuenta, se obtienen del Libro Mayor.
El balance es el fundamento del principio de la partida doble. Es decir, éste demuestra si efectivamente en cada operación contable, existió un cargo y un abono.
El balance es la base para la formulación de los estados financieros, los que a su vez, sirven para los análisis correspondientes y la toma de decisiones.
De esta forma se manifiesta el proceso y los instrumentos de contabilidad.
Instrumentos básicos
Como cualquier proceso, la contabilidad necesita utilizar instrumentos que le permitan llevar el control económico de las organizaciones, a estos instrumentos se les llama instrumentos básicos. Dentro de éstos, mencionaremos los siguientes:
La nomenclatura de cuentas es un catálogo o lista de cuentas, clasificadas de acuerdo con una codificación. Este listado se clasifica según las áreas del balance (activo, pasivo, patrimonio). Se incluyen también las cuentas de gastos y de ingresos.
El siguiente esquema ilustra el formato de una nomenclatura para una organización sencilla:
Esquema de nomenclatura de cuentas
CODIGO
CUENTA
POSICION CONTABLE
1
Activo
Area del Balance
11
Circulante
División del Area
111
Caja
Cuenta de Mayor General
11101
Caja General
Cuenta de Mayor Auxiliar
1110101
Fondo Fijo
Subcuenta de Mayor
1110102
Caja Chica
Subcuenta de Mayor
112
Depósitos bancarios
Cuenta de Mayor General
11201
Depósitos monetarios
Cuenta de Mayor Auxiliar
1120101
Banco X
Subcuenta de Mayor
1120102
Banco Y
Subcuenta de Mayor
Igual que este esquema, se desarrollan las demás áreas del balance, creando las cuentas de acuerdo con las necesidades de cada organización, así:
2 = Pasivo
3 = Patrimonio
4 = Gastos
5 = Ingresos
División de la nomenclatura
La división de las nomenclaturas es la división comúnmente conocida y aplicada en el campo de la contabilidad, reflejada básicamente en el balance general. Las tres grandes áreas, generalmente utilizadas, son: Activo, pasivo y patrimonio.
Clasificación de los activos
Están constituidos por LAS COSAS DE VALOR QUE SE POSEEN, como:
Son aquellos activos que son efectivos o que se pueden convertir fácilmente a efectivo en un plazo no mayor a doce meses. Para efectos de ubicación, en el balance deben aparecer en orden de liquidez de la siguiente forma:
En contabilidad, otros activos, son aquellos que no se pueden clasificar, ni como circulantes ni como fijos, pero que son propiedades que la organización tiene y que utilizar para llevar a cabo sus programas, por ejemplo: gastos pagados por adelantado, alquileres, seguros, papelería, etc.
De acuerdo con esta clasificación, los activos totales de una organización son:
Activos totales = Activos circulantes + Fijos + Otros Activos
Los pasivos son obligaciones que, al igual que los activos tienen una clasificación de acuerdo con el orden de prioridad de pago. Los pasivos deben clasificarse como: Pasivos circulantes o de corto plazo, pasivos a largo plazo y Otros pasivos.
Pasivos circulantes o a corto plazo:
Son aquellas obligaciones que deben cancelarse en un plazo menor a un año. En el balance, deben ubicarse en el orden de su exigibilidad:
Obligaciones bancarias
Cuentas por pagar a proveedores
Otras cuentas por pagar
Prestaciones sociales por pagar
Impuestos por pagar
Asignaciones a proyectos
Pasivo fijo o a largo plazo, en esta categoría se ubican las obligaciones que deben cubrirse en un plazo mayor a un año.
Documentos por pagar
Cuentas por pagar
Asignaciones a proyectos
Otros pasivos
Al igual que los activos, la clasificación: Otros pasivos, se refiere a los pasivos que no se clasifican como corrientes, ni como a largo plazo, tales como: préstamos sin interés, ni fecha específica de cancelación; y alquileres o arrendamientos cobrados por anticipado.
De acuerdo con las categorías de pasivos estudiadas, los pasivos totales de una organización son:
Pasivos totales = Pasivos corrientes + Fijos + Otros pasivos
Constituye la parte que la organización ha acumulado como propio, a través del tiempo, constituyéndose en un capital que será de utilidad en el momento que se presente alguna crisis o falta de financiamiento.
Este fondo se conforma por:
Resultados positivos o negativos, habidos en un período determinado entre los ingresos y egresos.
Donaciones recibidas de otros organismos, sea en efectivo, o en especie y
Las cuotas que los socios hacen efectivas.
De lo anterior se deriva que, este fondo, resulta de la sumatoria de:
Constituye el resumen de los ingresos y gastos de una organización por un período específico.
INGRESOS
Todos aquellos fondos de efectivo o de bienes que recibe la organización para llevar a cabo su operatividad. Estos ingresos pueden ser generados por venta de servicios, donaciones u otros.
GASTOS
Son los pagos o desembolsos que la organización hace por servicios tales como: Alquiler, energía eléctrica, salarios, viáticos, teléfono, transporte y otros más.
Operaciones contables
Podemos explicar los registros contables en "partidas dobles", con los siguientes ejemplos:
Ejemplos de operaciones contables. (La nominación monetaria está dada en quetzales, esta varía de acuerdo a cada país de la región, o con activo, pasivo, ingreso, gasto).
Contablemente las operaciones de activos las podemos conceptuar en dos fases:
Asumamos que se realiza un abono de Q.500.00 a la empresa XYZ, S.A. por la deuda de la compra de mobiliario y equipo. Este pago se realiza mediante cheque No. 45678 del Banco Rico.
esta informacion fue sacada de la siguiente direccionhttp://www.infomipyme.com/Docs/GT/Offline/balancege.htm:
¿Qué es el Balance General?
Es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que debe, de lo que le deben y de lo que realmente le pertenece a su propietario, a una fecha determinada.
Al elaborar el balance general el empresario obtiene la información valiosa sobre su negocio, como el estado de sus deudas, lo que debe cobrar o la disponibilidad de dinero en el momento o en un futuro próximo.
En resumen, es una * fotografía clara y sencilla de lo que un empresario tiene en la fecha en que se elabora.
Son aquellos activos que son más fáciles para convertirse en dinero en efectivo durante el período normal de operaciones del negocio.
Estos activos son:
a. Caja
Es el dinero que se tiene disponible en el cajón del escritorio, en el bolsillo y los cheques al día no consignados.
b. Bancos
Es el dinero que se tiene en la cuenta corriente del banco.
c. Cuentas por Cobrar
Es el saldo de recaudar de las ventas a crédito y que todavía deben los clientes, letras de cambio los préstamos a los operarios y amigos. También se incluyen los cheques o letras de cambio por cobrar ya sea porque no ha llegado la fecha de su vencimiento o porque las personas que le deben a usted no han cumplido con los plazos acordados.
d. Inventarios
Es el detalle completo de las cantidades y valores correspondientes de materias primas, productos en proceso y productos terminados de una empresa.
En empresas comerciales y de distribución tales como tiendas, graneros, ferreterías, droguerías, etc., no existen inventarios de materias primas ni de productos de proceso. Sólo se maneja el inventario de mercancías disponibles para la venta, valoradas al costo.
Es importante destacar que la realización de los inventarios debe hacerse y valorizarse de la manera más rigurosa posible, ya que es fundamental para la correcta marcha de la contabilidad
Existen varios tipos de Inventarios:
a. Inventarios de Materias Primas
Es el valor de las materias primas disponibles a la fecha de la elaboración del balance, valoradas al costo.
b. Inventario de Producción en Proceso
Es el valor de los productos que están en proceso de elaboración. Para determinar el costo aproximado de estos inventarios, es necesario agregarle al costo de las materias primas, los pagos directos involucrados hasta el momento de realización del balance. Por ejemplo, la mano de obra sea pagada como sueldo fijo o por unidad trabajada (al contrato o destajo), los pagos por unidad hechos a otros talleres por concepto de pulida, tallada, torneada, desbastada, bordado, estampado, etc.
Inventario de Producción Terminada
Es el valor de la mercadería que se tiene disponible para la venta, valorada al costo de producción.
OTROS ACTIVOS
Son aquellos que no se pueden clasificar en las categorías de activos corrientes y activos fijos, tales como los gastos pagados por anticipado, las patentes, etc.
PASIVOS
Es todo lo que la empresa debe. Los pasivos de una empresa se pueden clasificar en orden de exigibilidad en las siguientes categorías.
Pasivos corrientes Son aquellos pasivos que la empresa debe pagar en un período menor a un año.
Sobregiros: Es el valor de los sobregiros vigentes en la fecha de realización del balance.
Obligaciones Bancarias Es el valor de las obligaciones contraídas (créditos) con los bancos y demás entidades financieras.
Cuentas por pagar a proveedores Es el valor de las deudas contraídas por compras hechas a crédito a proveedores.
Anticipos Es el valor del dinero que un cliente anticipa por un trabajo aún no entregado.
Cuentas por pagar Es el valor de otras cuentas por pagar distintas a las de Proveedores, tales como los préstamos de personas particulares. En el caso de los préstamos personales o créditos de entidades financieras, debe tomarse en cuenta el capital y los intereses que se deben.
Prestaciones y cesantías consolidadas Representa el valor de las cesantías y otras prestaciones que la empresa le debe a sus trabajadores. La empresa debe constituir un fondo, con el objeto de cubrir estas obligaciones en el momento
Impuestos por pagar Es el saldo de los impuestos que se adeudan en la fecha de realización del balance.
Pasivo a largo plazo Son aquellos activos que la microempresa debe pagar en un período mayor a un año, tales como obligaciones bancarias, etc.
Otros pasivos Son aquellos pasivos que no se pueden clasificar en las categorías de pasivos corrientes y pasivos a largo plazo, tales como el arrendamiento recibido por anticipado.
Patrimonio
Es el valor de lo que le pertenece al empresario en la fecha de realización del balance. Este se clasifica en:
Capital
Es el aporte inicial hecho por el empresario para poner en funcionamiento su empresa.
Utilidades Retenidas
Son las utilidades que el empresario ha invertido en su empresa.
Utilidades del Período Anterior
Es el valor de las utilidades obtenidas por la empresa en el período inmediatamente anterior. Este valor debe coincidir con el de las utilidades que aparecen en el último estado de pérdidas y ganancias.
El patrimonio se obtiene mediante la siguiente operación:
Patrimonio Es igual a Activos menos Pasivos.
PATRIMONIO = ACTIVOS - PASIVOS
Luego, ACTIVOS es igual a PASIVOS más PATRIMONIO
ACTIVOS=PASIVOS + PATRIMONIO
Guía para elaborar el Balance General
A continuación se presenta un modelo del formato para elaborar el balance general.
Obsérvelo cuidadosamente, sin escribir en los espacios.
EMPRESA:______________
BALANCE GENERAL FECHA:___________
ACTIVOS PASIVO Y PATRIMONIO
CTIVO CORRIENTES
Caja
Sobregiros
Bancos
Obligaciones bancarias
Cuentas por Cobrar
Proveedores
Inv. Materias Primas
Anticipos
Inv. Productos en Proceso
Cuentas por pagar
Inv. Productos terminados
Prestaciones y cesantías
Otros
Impuestos por pagar
Total Activo Corriente
Total Pasivo Corriente
ACTIVO FIJO
PASIVO A LARGO PLAZO
Maquinaria y Equipo
- Depreciación
Vehículo
Obligaciones bancarias
Cuentas por pagar
- Depreciación
Muebles y enseres
Otros
Total Pasivo a largo plazo
- Depreciación
Construcciones
Otros Pasivos
-Depreciación
Terrenos
Total Activos Fijos
Total Otros Pasivos
Otros Activos
Total Pasivos
Gastos pagados por anticipado
Patrimonio
Otros
Capital
Total Otros Activos
Utilidades Retenidas
Total Activos
Uitilidad período anterior
Total Patrimonio
Total Pasivos y Patrimonio
Para llenar correctamente este formato conviene leer las instrucciones siguientes:
a. Encabezamiento
El balance general se encabeza siempre con el nombre de la empresa y la fecha de preparación ( o lo que es lo mismo: el día, mes y año en que se toma la información de la situación de la empresa).
b. Distribución
El formato del balance se divide en dos columnas. En la columna de la izquierda se colocan los Activos y en la columna de la derecha los Pasivos y el Patrimonio.
c. Elaboración
Los Activos y los Pasivos se colocan en el espacio correspondiente, indicando los valores que cada cuenta tiene en el momento en que se realiza el balance. Los distintos activos se suman y el resultado se coloca en el sitio “Total de Activos”. Igual procedimiento se sigue para los Pasivos.
Para obtener el Patrimonio, se realiza la resta, Activos menos Pasivos igual aPatrimonio, tal como se indico anteriormente.
