Instrumentos básicos

Como cualquier proceso, la contabilidad necesita utilizar instrumentos que le permitan llevar el control económico de las organizaciones, a estos instrumentos se les llama instrumentos básicos. Dentro de éstos, mencionaremos los siguientes:

Nomenclatura de cuentas

La nomenclatura de cuentas es un catálogo o lista de cuentas, clasificadas de acuerdo con una codificación. Este listado se clasifica según las áreas del balance (activo, pasivo, patrimonio). Se incluyen también las cuentas de gastos y de ingresos.

El siguiente esquema ilustra el formato de una nomenclatura para una organización sencilla:

Esquema de nomenclatura de cuentas

CODIGO	CUENTA	POSICION CONTABLE
1	Activo	Area del Balance
11	Circulante	División del Area
111	Caja	Cuenta de Mayor General
11101	Caja General	Cuenta de Mayor Auxiliar
1110101	Fondo Fijo	Subcuenta de Mayor
1110102	Caja Chica	Subcuenta de Mayor
112	Depósitos bancarios	Cuenta de Mayor General
11201	Depósitos monetarios	Cuenta de Mayor Auxiliar
1120101	Banco X	Subcuenta de Mayor
1120102	Banco Y	Subcuenta de Mayor

Igual que este esquema, se desarrollan las demás áreas del balance, creando las cuentas de acuerdo con las necesidades de cada organización, así:

2 = Pasivo

3 = Patrimonio

4 = Gastos

5 = Ingresos

División de la nomenclatura

La división de las nomenclaturas es la división comúnmente conocida y aplicada en el campo de la contabilidad, reflejada básicamente en el balance general. Las tres grandes áreas, generalmente utilizadas, son: Activo, pasivo y patrimonio.

Clasificación de los activos

Están constituidos por LAS COSAS DE VALOR QUE SE POSEEN, como:

• Dinero en efectivo
• Cuentas y documentos por cobrar
• Mercancías
• Enseres de oficina
• Equipos
• Terrenos
• Edificios

Se clasifican en:

• Activo circulante o corrientes
• Activos fijos
• Otros activos

Activos circulantes o corrientes:

Son aquellos activos que son efectivos o que se pueden convertir fácilmente a efectivo en un plazo no mayor a doce meses. Para efectos de ubicación, en el balance deben aparecer en orden de liquidez de la siguiente forma:

• Caja
• Bancos
• Cuentas por cobrar, e
• Inventarios

Activos fijos:

Inmuebles, maquinarias y equipos.

En esta categoría incluye aquellos bienes que cumplen con las siguientes características:

• Ser propiedad de la ONG
• Ser de naturaleza duradera
• No estar destinados para la compra/venta
• Que sean necesarios para desarrollar los programas o actividades de la organización.

Dentro de estos activos, se mencionan: mobiliario, vehículos, enseres, equipo, edificios, etc.

Otros activos:

En contabilidad, otros activos, son aquellos que no se pueden clasificar, ni como circulantes ni como fijos, pero que son propiedades que la organización tiene y que utilizar para llevar a cabo sus programas, por ejemplo: gastos pagados por adelantado, alquileres, seguros, papelería, etc.

De acuerdo con esta clasificación, los activos totales de una organización son:

Activos totales = Activos circulantes + Fijos + Otros Activos

Clasificación del Pasivo

Los pasivos son obligaciones que, al igual que los activos tienen una clasificación de acuerdo con el orden de prioridad de pago. Los pasivos deben clasificarse como: Pasivos circulantes o de corto plazo, pasivos a largo plazo y Otros pasivos.

Pasivos circulantes o a corto plazo:

Son aquellas obligaciones que deben cancelarse en un plazo menor a un año. En el balance, deben ubicarse en el orden de su exigibilidad:

• Obligaciones bancarias
• Cuentas por pagar a proveedores
• Otras cuentas por pagar
• Prestaciones sociales por pagar
• Impuestos por pagar
• Asignaciones a proyectos

Pasivo fijo o a largo plazo, en esta categoría se ubican las obligaciones que deben cubrirse en un plazo mayor a un año.

• Documentos por pagar
• Cuentas por pagar
• Asignaciones a proyectos

Otros pasivos

Al igual que los activos, la clasificación: Otros pasivos, se refiere a los pasivos que no se clasifican como corrientes, ni como a largo plazo, tales como: préstamos sin interés, ni fecha específica de cancelación; y alquileres o arrendamientos cobrados por anticipado.

De acuerdo con las categorías de pasivos estudiadas, los pasivos totales de una organización son:

Pasivos totales = Pasivos corrientes + Fijos + Otros pasivos

Patrimonio o Capital:

Constituye la parte que la organización ha acumulado como propio, a través del tiempo, constituyéndose en un capital que será de utilidad en el momento que se presente alguna crisis o falta de financiamiento.

Este fondo se conforma por:

• Resultados positivos o negativos, habidos en un período determinado entre los ingresos y egresos.
• Donaciones recibidas de otros organismos, sea en efectivo, o en especie y
• Las cuotas que los socios hacen efectivas.

De lo anterior se deriva que, este fondo, resulta de la sumatoria de:

Patrimonio = Resultados + Donaciones + Cuota socios

ACLARANDO TERMINOS
RESULTADOS	Constituye el resumen de los ingresos y gastos de una organización por un período específico.
INGRESOS	Todos aquellos fondos de efectivo o de bienes que recibe la organización para llevar a cabo su operatividad. Estos ingresos pueden ser generados por venta de servicios, donaciones u otros.
GASTOS	Son los pagos o desembolsos que la organización hace por servicios tales como: Alquiler, energía eléctrica, salarios, viáticos, teléfono, transporte y otros más.

Operaciones contables

Podemos explicar los registros contables en "partidas dobles", con los siguientes ejemplos:

Ejemplos de operaciones contables. (La nominación monetaria está dada en quetzales, esta varía de acuerdo a cada país de la región, o con activo, pasivo, ingreso, gasto).

Contablemente las operaciones de activos las podemos conceptuar en dos fases:

• Operaciones a crédito, y
• Operaciones de contado.

Ejemplo: Compra de un activo al contado

Se adquiere un escritorio, con un costo de Q.1,000.00 y se cancela mediante cheque No. 432156 del Banco Rico. El registro sería:
Fecha	Descripción	Folio	Debe	Haber
01	Mobiliario y equipo			Q.1,000.00
* [2]	Banco Rico		Q.1,000.00

Ejemplo: Compra de un activo al crédito

Asumamos que se realiza un abono de Q.500.00 a la empresa XYZ, S.A. por la deuda de la compra de mobiliario y equipo. Este pago se realiza mediante cheque No. 45678 del Banco Rico.
Fecha	Descripción	Folio	Debe	Haber
03	Cuentas por pagar		Q.500.00
	XYZ, S.A.			Q.500.00